IMAP und Email-Probleme im Jahr 2014

Ich habe mir, nach vier Jahren war das dann doch mal bitter notwendig, ein neues Smartphone gekauft. Die Datenübernahme, das Einrichtung und die Inbetriebnahme war Apple typisch turboeinfach und ich erfreute mich schnell meines neuen Smartphones. Wie schnell doch alles geht. Navigation, Instagram, Surfen – und dann war da auch noch LTE. Der Wahnsinn.

Aber das hat eigentlich, so glaube ich zumindest, bin mir aber auch nicht wirklich sicher, nichts mit meinen folgenden Problem zu tun. Vergangene Woche, ich glaube es müsste im Zeitraum von Montag bis Mittwoch gewesen sein, habe ich keine Emails empfangen und senden können. Allerdings, und das war das große Problem für mich, ohne irgendeine Fehlermeldung. Aber das muss man doch merken, könnte man meinen. Na klar, allerdings waren nur zwei von drei Email-Accounts betroffen und ich viel unterwegs – also dauerte es dann doch etwas, bis mir da ein Licht aufging.

Ich habe drei Email-Adressen, eine nutze ich beruflich, eine gehört hier zum Blog und die dritte verwende ich größtenteils für administrative Zwecke. Ausgefallen sind natürlich die beiden wichtigeren Accounts: für Beruf und Administration.

Aber warum? Ich habe keine Ahnung und war mich eigentlich auch egal – ändert ja nichts an der Tatsache, das sie nicht mehr gingen. Während die herrseitz.de Emailadresse über den gleichen Server läuft wie der Blog selbst, liefen die beiden anderen Konten – ein Relikt vergangener Zeiten – über einen Server in einem Nürnberger Rechenzentrum. Diese wollte ich eigentlich auch schon längst mal umgezogen haben, auf meine neuere Rechenmaschine irgendwo in Köln. Das Problem war aber wollte.

Ein kleiner Lösungsansatz

Ein Neustart des Nürnberger Mailserver löste mein Problem im Ansatz. Ich konnte zwar noch immer keine Mails verschicken, aber immerhin habe ich alle Mails der vergangenen drei Tage in den Posteingängen. Es waren über 50 teils gar nicht mal so unwichtige Emails. Heidanei, schöner Mist. Aber das reichte mir an Datensicherung. Ich kopierte die Mails in ein lokales Postfach und war somit bereit für die radikale Lösung: auf dem neuen Server die beiden Postfächer einrichten und dann einfach in der Domainverwaltung die DNS Einträge ändern. Und schon ist die Verbindung zum „fehlerhaften“ System gekappt und es sollte alles wieder gehen. Zumindest theoretisch.

Ein IMAP-Ordner durcheinander ohne Ende

Jetzt ist es aber so, dass ich, was mein EDV System betrifft, ziemlich empfindlich bin. Da muss alles perfekt konfiguriert sein und 100%ig funktionieren. Mir fällt auch kein Grund ein, der dagegen spricht.

Ein, oder der, Vorteil von IMAP Postfächern ist, dass sie auf allen verwendeten Endgeräten synchron sind, weil die Nachrichten nicht lokal sondern am Server gespeichert werden.

Dabei gibt es im Prinzip vier Ordner, die man braucht oder halt hat:

• Posteingang
• Gesendete Email
• Gelöschte Emails
• Unerwünschte Werbung

Bis jetzt hat die Einrichtung auf meinen Geräten, iMac, MacBook Pro, iPad und iPhone quasi immer reibungslos und zufriedenstellend funktioniert. Eigentlich musste ich die Accounts auch nur am iMac einrichten, wenn ich sie mal einrichten musste, und konnte sie dann einfach via iTunes auf auf die mobilen Endgeräte kopieren. Fertig. Und genau so stelle ich mir das vor. Eine perfekte Lösung. Ende und aus. Eigentlich war ich es auch nicht anders gewöhnt, lässt man die letzten Tage mal außer acht.

Ich glaube, jetzt kocht jeder sein eigenes Süppchen

Ich verwende zur Verwaltung meines Servers, bin ja kein echter Administrator und der Kommandozeile ziemlich unmächtig, ein System mit grafischer Benutzeroberfläche und damit einhergehend das Webmail-System Horde.

Jetzt ist es so, und das muss man als Laie erst mal rausfinden, das Horde bspw. für die „Unerwünschte Werbung“ den Ordner Spam anlegt. Apple Mail entscheidet sich in diesem Fall lieber für den Namen Junk. Und schon habe ich zwei Ordner mit der gleichen Funktion im Postfach. Über kurz oder lang ist damit das Kuddelmuddel vorprogrammiert. Bei den gelöschten Nachrichten verwendet Apple Mail den Ordner Namen Deleted Messages während andere Clients lieber Trash bevorzugen bzw. verwenden. Zum Glück heißt zumindest der Posteingang überall Inbox. Zumindest sind mir hier bei meinen Recherchen der letzten Tage noch keine Abweichungen untergekommen. Gleiches gilt für die Entwürfe, welche alle Clients bevorzugt im Ordner Drafts ablegen.

Meine Mailbox am iPhone

Während der Account für die Blog-Adresse schon ziemlich so ist, wie mir das gefällt, und ich wage mal zu sagen, im Sinne des Erfinders, so sieht der beruflich genutzte Account ziemlich suboptimal aus.

Gefällt mir so garnicht. Allein schon aus optischen Gründen.

Ich glaube, es gibt ’ne Lösung

Nach vielen Versuchen und Fehlversuchen und einigen Recherchen bin ich auf einen Artikel von Frank Stephan im tekshrek Blog gestoßen. Der Ansatz in dem Artikel hat zu einer für mich nahezu zufrieden stellenden Lösung geführt – und die ist eigentlich ganz einfach.

Man solle das Problem serverseitig angehen und sich dort für eine Ordnerstruktur entscheiden. Ich für mich habe mich neben der Inbox bei den vier relevanten Ordner für die Namen

• Deleted Messages
• Drafts
• Sent Messages
• Junk

entschieden. Für die unerwünschte Werbung fände ich zwar den Namen Spam viel besser, aber ich bleib dann doch lieber bei den Apple Default Einstellungen. Man kann ja nie wissen.

Jetzt muss man den Ordnern in den Clients, in meinem Fall am iPhone, iMac und MacBook und in der Weboberfläche die richtigen Funktionen zuweisen.

Apple Mail unter Mac OS X 10.9 Mavericks

In Apple Mail 7.3 und OS X 10.0 ist es eigentlich relativ einfach, den Ordner im IMAP Postfach die neue Funktion zuzuweisen.

Man markiere einfach den betreffenden Ordner (Postfach) im am IMAP-Server – im Screenshot der Ordner Junk – klicke in der Menüleiste auf den Punkt Postfach » Dieses Postfach verwenden als: Werbung und schon ist die Funktion zugeweisen. Daraufhin verschwindet des Postfach am IMAP-Server und Apple Mail legt Spam-Emails darin ab. Diesen Vorgang einfach noch für Gesendete Emails, Gelöschte Emails und Entwürfe, sofern man diese am Server speichern möchte, wiederholen und schon ist der Email-Client unter OS X konfiguriert.

Apple Mail unter iOS 8

Das Prinzip ist unter iOS 8 genau das selbe wie unter OS X. Es gilt, allen IMAP-Ordnern das richtige Postfach zuzuweisen.

Ein bisschen doof finde ich nur, das man den Ordner für Unerwünschte Werbung nicht zuweisen kann. Bis Version iOS 7 war das auch eigentlich nicht notwendig, weil bis dahin clientseitig kein Spamfilter lief. So habe ich es zumindest einem Beitrag im mactechnews-Forum entnommen. Aber ab iOS 8 kann man Mails auch am iDevice direkt in den Ordner für unerwünschte Werbung verschieben. Weshalb man den nicht konfigurieren kann, bleibt mir dabei ein Rätsel. Und weshalb es mit dem Email-Account für die Blog-Adresse funktioniert, ebenso.

Ich vermute, dass diese Account-Einstellungen – die Blogadresse habe ich schon etwas länger im iOS laufen – wurde noch via iTunes vom OS X 10.7 (?) nach iOS 6 (?) übertragen und seither bei Updates immer übernommen. Aber seit OS X 10.9 Mavericks und iTunes-Version keine Ahnung gibt es diese Funktion nicht mehr.

Bleibt nur zu hoffen, dass man beliebige Email-Accounts via iCloud Drive von OS X 10.10 Yosemite in iOS 8 importieren kann. Wäre noch ein letzter Versuch für mich, den ich ausprobiere, wenn ich Yosemite für stabil und ausgereift genug halte um es auf Produktivsystemen einzusetzen.

Bis dahin habe ich halt keinen konfigurierten Junkmail Ordner am iPhone. Merkwürdig dabei finde ich nur, dass, wenn ich am iPhone unter iOS 8 Emails In Werbung bewegen will, verschwinden diese gänzlich aus dem Postfach unter iOS 8, während sie dabei am Mac einfach im Posteingang liegen bleiben. Höchst merkwürdig, Freunde!

Webmail via Horde

Horde habe ich bei der Suche nach einer Lösung für mein Email-Konfigurationsproblem viel zu lange außen vor gelassen, dabei kann man, oder ich, damit eigentlich am Besten an der Ordnerstruktur rumfummeln. Aber natürlich ist es auch hier so, dass anfangs die Ordnerstruktur nicht ganz kompatibel ist. Denn im Gegensatz zu Apple verwendet Horde lieber den Ordner Spam anstelle von Junk, Sent anstelle von Sent Messages und Trash anstelle von Deleted Messages.

Aber nach eingen Probieren und wilden Rumklicken habe ich entdeckt, dass man in den Optionen hier ebenfalls verschiednen Ordner die Funktionen für Unerwünschte Werbung, Entwürfe und Gelöschte Emails zuweisen kann. Ha, perfekt. Nur am Ordner für Gesendete Emails würde es hier scheitern, aber wenn interessiert’s? Soll heißen, wer verschickt Emails via Webinterface, wenn er ein Smartphone in der Tasche hat?

Ein Lösung wäre hier noch, vom Apple Standard-Ordnernamen Sent Messeages abzuweichen und anstellen dessen Sent zu verwenden. Aber das möchte ich nicht wirklich und außerdem habe ich in den letzten fünf Jahren genau null Emails via Webmail verschickt. Ich gehe stark davon aus, dass das in Zukunkft nicht anders sein wird.

Mein Fazit

Ohne Worte oder auch ziemlich traurig. Ich habe keine Ahnung was da wo passiert ist und kann mir nicht erklären, weshalb die Konfiguration jetzt nicht mehr so super automatisch funktioniert wie noch ein paar Softwareversionen vorher, zumal ja jetzt auch alle Email-Accounts auf einem Server liegen.

Hmm, verrückte Technik, und jetzt, nach 1,5 Tage recherchieren, probieren und experimentieren auch egal, weil alle drei Adressen wieder fast so funktionieren wie ich das gerne haben möchte. Juhu.